Informativa privacy - Osteo System
Come vengono trattati i tuoi dati quando lo studio che ti ha in cura usa Osteo System - artt. 13 e 14 GDPR e art. 50 AI Act
Versione informativa-2026-09 · pubblicata il 6 settembre 2026
Chi tratta i tuoi dati, e chi pubblica questa pagina
Il Titolare del trattamento è lo studio che ti ha in cura: è lui a decidere perché e come i tuoi dati vengono trattati, ed è a lui che ti rivolgi per qualsiasi richiesta. Il suo nome e i suoi recapiti sono sul modulo che hai firmato in studio, e te li può ridare in qualsiasi momento; se hai scritto all'assistente su WhatsApp, il primo messaggio della conversazione dice di quale studio si tratta.
Osteo System è il programma che lo studio usa per tenere la tua scheda, la tua agenda e la chat degli appuntamenti. Lo fornisce Local People Lab, che pubblica questa pagina perché il testo sia raggiungibile in ogni momento - dall'applicazione, dall'assistente su WhatsApp e da internet - e non solo sul foglio consegnato in studio.
Questa è l'informativa che ogni studio che usa Osteo System consegna ai propri pazienti: descrive lo stesso trattamento, con la stessa versione. Se il tuo studio ti ha consegnato un documento diverso, vale quello.
Local People Lab - Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR: fornisce il gestionale dello studio e l'assistente automatico su WhatsApp, e tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare, nell'ambito di un accordo di nomina firmato (DPA) distinto da questa informativa. Non persegue finalità proprie e non cede i dati a terzi.
Questo documento spiega quali dati raccogliamo quando ti prendiamo in cura, perché li trattiamo, per quanto tempo li conserviamo e quali diritti puoi esercitare. Tra i dati trattati ci sono dati relativi alla tua salute, che il GDPR considera categorie particolari di dati (art. 9): per questo l'informativa è più dettagliata di quella di un sito qualunque.
1. Chi tratta i tuoi dati
Il Titolare del trattamento è il professionista che ti prende in cura, il cui nome e i cui recapiti sono sul modulo che hai firmato in studio. È lui a decidere perché e come i tuoi dati vengono trattati, ed è a lui che ti puoi rivolgere per qualsiasi richiesta.
Lo studio si avvale di Local People Lab come Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR): fornisce il gestionale con cui lo studio tiene la tua scheda e l'assistente automatico con cui prenoti su WhatsApp. Local People Lab tratta i tuoi dati soltanto su istruzione dello studio, non persegue finalità proprie e non cede i tuoi dati a terzi.
Negli studi che usano Osteo System non è nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), e non è una dimenticanza: il trattamento non è effettuato su larga scala ed è svolto da un singolo professionista, quindi non ricorrono i casi di obbligatorietà previsti dall'art. 37 GDPR. Il tuo studio te lo conferma su richiesta.
2. Quali dati trattiamo
| Categoria | Esempi |
|---|---|
| Anagrafici e di contatto | nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, indirizzo, telefono, email |
| Dati relativi alla salute (art. 9 GDPR) | motivo del consulto, anamnesi, sintomatologia riferita, diari clinici, cicli di trattamento e loro esito |
| Appuntamenti | data, ora, sede, tipo di prestazione, spostamenti e disdette |
| Conversazioni con l'assistente | il testo dei messaggi WhatsApp scambiati con l'assistente automatico dello studio, sia i tuoi sia le risposte |
| Amministrativi | importi, stato di fatturazione e, se la fattura è intestata a un'altra persona, i dati di chi paga |
| Registro dei consensi e delle prese d'atto | ogni presa d'atto e ogni consenso dato o revocato, con la data, il modo in cui è stato raccolto e la versione dell'informativa in vigore in quel momento |
Cosa NON trattiamo
- Nessun referto, nessuna immagine diagnostica, nessun documento sanitario caricato nell'applicazione: è una scelta, non una mancanza. L'assistente automatico rifiuta i file inviati in chat e il gestionale non ha alcun punto da cui caricarli.
- Gli audio delle dettature cliniche del professionista vengono cancellati subito dopo la trascrizione e non vengono conservati.
La chat WhatsApp serve solo a gestire gli appuntamenti: non è il posto in cui descrivere sintomi, diagnosi o terapie. L'assistente è istruito a non commentare informazioni cliniche e a invitarti a parlarne in studio. Se ne scrivi comunque, quel testo resta nella conversazione e segue i tempi di conservazione della sezione 6.
3. Perché trattiamo i tuoi dati, e con quale base giuridica
| Finalità | Base giuridica | Natura |
|---|---|---|
| Prestazione osteopatica e tenuta della cartella clinica: anamnesi, valutazione, trattamenti, storico clinico | art. 9.2.h GDPR - trattamento necessario a finalità di assistenza o terapia sanitaria, svolto nell'osservanza del segreto professionale | Necessario. Non richiede un consenso separato: senza questi dati la prestazione non si può erogare in sicurezza |
| Adempimenti contabili e fiscali: fattura, registri, comunicazioni dovute per legge | art. 6.1.c GDPR - obbligo di legge | Obbligatorio per legge |
| Promemoria dell'appuntamento già fissato: data, ora, sede | art. 6.1.b GDPR - esecuzione del rapporto in essere | Funzionale al servizio. Non è una comunicazione promozionale |
| Gestione degli appuntamenti tramite l'assistente automatico su WhatsApp (intelligenza artificiale) | art. 6.1.a GDPR - consenso, e art. 50 AI Act per la trasparenza | Facoltativo. Senza consenso si prenota per telefono o email, senza alcuna conseguenza sulla cura |
| Comunicazioni di follow-up e richiesta di recensione | art. 6.1.a GDPR - consenso separato | Del tutto facoltativo. Spento per impostazione predefinita, revocabile in ogni momento |
Il trattamento per le finalità di cura NON si fonda sul tuo consenso, ma sull'art. 9.2.h GDPR: sul modulo firmi una presa d'atto, non un consenso. I consensi veri, con la casella da barrare, sono due - assistente WhatsApp e comunicazioni di follow-up - sono indipendenti fra loro e negarli non cambia nulla nella tua cura.
4. A chi vengono comunicati i tuoi dati
I tuoi dati non vengono diffusi, ceduti o venduti. Sono accessibili al professionista che ti ha in cura e, per la sola manutenzione tecnica del sistema, a Local People Lab. Sono inoltre trattati dalle seguenti categorie di fornitori, tutti vincolati alla riservatezza e nominati Responsabili o Sub-responsabili del trattamento (art. 28 GDPR):
- il fornitore dell'infrastruttura informatica su cui il gestionale è installato, con server situati nell'Unione Europea;
- il fornitore del servizio di messaggistica attraverso cui transitano i messaggi WhatsApp;
- i fornitori dei servizi di intelligenza artificiale che comprendono le richieste di appuntamento in chat e trascrivono le dettature cliniche del professionista;
- il consulente fiscale dello studio, per i soli dati di fatturazione;
- le autorità pubbliche, nei soli casi previsti dalla legge.
I contratti con i fornitori di intelligenza artificiale vietano espressamente di conservare i dati trasmessi e di utilizzarli per addestrare i modelli.
L'elenco nominativo e aggiornato dei fornitori è disponibile su richiesta presso lo studio, che lo riceve da Local People Lab e lo tiene aggiornato. Qui sono indicati per categoria perché un cambio di fornitore non invalidi i consensi già raccolti.
5. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea
I tuoi dati anagrafici e la cartella clinica sono archiviati su server situati nello Spazio Economico Europeo.
Il servizio di messaggistica WhatsApp e i servizi di intelligenza artificiale possono instradare messaggi o frammenti di testo verso infrastrutture situate negli Stati Uniti. Questi trasferimenti avvengono nel rispetto del Capo V del GDPR: sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione Europea (EU-U.S. Data Privacy Framework) per i fornitori statunitensi certificati, e sulla base delle Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione, con cifratura dei dati in transito.
6. Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati
| Cosa | Per quanto | Perché |
|---|---|---|
| Cartella clinica e dati sulla salute | 10 anni dall'ultima prestazione | termine ordinario di prescrizione della responsabilità professionale |
| Documenti fiscali e fatture | 10 anni | obbligo di conservazione civilistico e tributario (art. 2220 c.c.) |
| Conversazioni con l'assistente su WhatsApp | 12 mesi dall'ultimo messaggio | minimizzazione e limitazione della conservazione (art. 5.1.c ed e GDPR): oltre quel termine le conversazioni vengono cancellate |
| Copie di sicurezza (backup) | massimo 30 giorni | rotazione programmata dei backup di ripristino: oltre questa finestra il dato cancellato non esiste più in alcun archivio |
| Registro dei consensi e delle prese d'atto | insieme alla cartella clinica, 10 anni dall'ultima prestazione | è la prova di cosa ti è stato chiesto e quando, e per questo non viene cancellato con la revoca |
I consensi facoltativi restano validi fino a quando non li revochi. Alla scadenza dei termini indicati i dati vengono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.
7. Trasparenza sull'intelligenza artificiale (art. 50 AI Act)
- Che cos'è: l'assistente attivo sul numero WhatsApp dello studio è un software automatico che usa modelli di intelligenza artificiale. Chi ti risponde non è una persona, e te lo dice al primo messaggio della conversazione.
- Che cosa fa: solo compiti organizzativi - informazioni sugli orari, verifica delle disponibilità, prenotazione, spostamento e disdetta di una seduta.
- Che cosa non fa: non formula pareri clinici, non elabora diagnosi, non interpreta sintomi, non prescrive terapie e non sostituisce in alcun caso il giudizio dell'osteopata.
- Come parlare con una persona: puoi chiedere in qualsiasi momento di interrompere la conversazione automatica ed essere ricontattato dal professionista, scrivendo "operatore" in chat o dicendolo a parole tue.
- Le dettature cliniche del professionista vengono trascritte da un servizio automatico, e il testo trascritto è sempre riletto e confermato da lui prima di finire nella tua cartella.
8. I tuoi diritti, e come esercitarli
Puoi esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 del GDPR: accesso ai tuoi dati e copia, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione. Puoi inoltre revocare in qualsiasi momento i consensi facoltativi che hai dato, senza che questo pregiudichi la liceità del trattamento già effettuato.
Come si fa, in concreto: scrivi o parla con lo studio ai recapiti che trovi sul modulo firmato in studio, oppure fai la richiesta all'assistente su WhatsApp. La richiesta viene registrata con la sua data, perché i termini di legge decorrono da quel momento. Ti rispondiamo entro 30 giorni.
Tre cose che è giusto tu sappia prima
- La revoca di un consenso non cancella i dati già trattati e, in particolare, non cancella la cartella clinica, che lo studio deve conservare per obbligo di legge.
- Se richiedi la cancellazione, restano comunque i dati di fatturazione (obbligo fiscale), il registro dei consensi (prova di cosa è stato chiesto) e, se hai condiviso un numero di telefono con un familiare, i messaggi presenti su quel numero, che appartengono anche alla conversazione di un'altra persona. Prima di procedere ti viene detto esattamente cosa sparisce e cosa resta.
- La copia dei tuoi dati viene oggi predisposta manualmente dallo studio entro i termini di legge: non esiste un pulsante di esportazione automatica.
Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il GDPR, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma - protocollo@gpdp.it - www.garanteprivacy.it) o ricorso all'autorità giudiziaria.
9. Versione di questo documento
Questa informativa è versionata. Ogni presa d'atto e ogni consenso che raccogliamo resta collegato al nome della versione in vigore nel momento in cui lo hai dato, in modo che sia sempre possibile sapere a che cosa ti riferivi. Le versioni non vengono mai riscritte: un aggiornamento sostanziale genera una versione nuova, che ti viene ripresentata.